Businesscase
Copilot businesscase
Een goede businesscase rust op data, niet op beloftes. We helpen je de tijdwinst van Copilot meten en vertalen naar een beslisdocument dat de directie vertrouwt.
Antwoord
Hoe onderbouw je de Copilot-businesscase?
Je onderbouwt de waarde van Microsoft Copilot met data in plaats van beloftes: een nulmeting van de tijd die e-mail, verslaglegging en zoeken nu kosten, gevolgd door een pilot van zes tot acht weken.
De kern-KPI’s zijn actieve gebruikers, acties per app en ervaren tijdwinst per functiegroep, objectief uit het Copilot-dashboard en aangevuld met pulse-enquêtes. Reken op acht tot twaalf weken van nulmeting tot een onderbouwd opschaalbesluit, met een beslismoment per fase.
Het beslisdocument
Wat je concreet in handen krijgt
Na de pilot ligt er één beslisdocument voor de stuurgroep: de gemeten tijdwinst per functiegroep, afgezet tegen de nulmeting, met de gebruiksdata uit het Copilot-dashboard als onderbouwing.
Daarin staat ook ons advies — opschalen, bijsturen of stoppen — inclusief wat dat vraagt van training en licenties. Zo beslist de directie op cijfers, niet op ons woord.
3
beslismomenten: na de nulmeting, tijdens de pilot en bij het opschaalbesluit
In vier fasen
Zo bouw je de businesscase
Van een eerlijk uitgangspunt naar een opschaalbesluit dat op cijfers rust.
- 01
Nulmeting
We leggen vast hoeveel tijd e-mail, verslaglegging en zoeken nu kosten per functiegroep.
- 02
Pilot
Een gemengde groep gebruikt Copilot zes tot acht weken op het eigen dagelijkse werk.
- 03
Gebruiksdata
Het Copilot-dashboard toont actieve gebruikers en acties per app, objectief en herhaalbaar.
- 04
Pulse-enquêtes
Korte metingen vangen de ervaren tijdwinst en knelpunten op die cijfers niet laten zien.
- 05
Opschaalbesluit
De stuurgroep weegt de data en bepaalt of, en in welk tempo, de uitrol doorgaat.
Wat je oplevert
Een case die de directie vertrouwt
Tijdwinst onderbouwd
Bespaarde uren per taak, afgezet tegen een eerlijke nulmeting in plaats van een aanname.
KPI’s die kloppen
Actieve gebruikers, acties per app en ervaren tijdwinst, per functiegroep uitgesplitst.
Data uit het dashboard
Objectieve gebruiksdata uit het Copilot-dashboard, herhaalbaar te meten over de tijd.
Beleving uit enquêtes
Korte pulse-metingen vangen de tijdwinst die in de cijfers nog niet zichtbaar is.
Onafhankelijk gerekend
Geen belang bij licentieaantallen, dus de uitkomst is een beslisdocument, geen verkoopverhaal.
Beslismoment per fase
Doorgaan, bijsturen of stoppen: elke fase eindigt met een toetsbaar besluit.
Ons standpunt
Een businesscase die niet kan falen, overtuigt niemand.
Juist omdat we eerlijk rekenen — ook als de tijdwinst tegenvalt — wordt de uitkomst een beslisdocument waar de directie op durft te bouwen.
FAQ
Veelgestelde vragen
Hoe meet je de ROI van Copilot?
Je meet de ROI van Copilot door tijdwinst per taak af te zetten tegen de kosten van adoptie en licenties. Begin met een nulmeting: hoeveel uur kosten e-mail, verslaglegging en zoeken nu? Vergelijk dat na de pilot met gebruiksdata uit het Copilot-dashboard en de ervaren tijdwinst uit pulse-enquêtes. De uitkomst is een onderbouwde schatting, geen aanname.
Welke KPI’s gebruik je voor een Copilot-businesscase?
De kern-KPI’s zijn actieve gebruikers, acties per app en ervaren tijdwinst per functiegroep. Het Copilot-dashboard levert de eerste twee objectief aan; pulse-enquêtes vangen de beleving op. Vul dat aan met kwaliteitssignalen zoals snellere doorlooptijd of minder herwerk, zodat de case verder reikt dan alleen bespaarde minuten.
Hoe lang duurt het voor een businesscase rond is?
Reken op acht tot twaalf weken van nulmeting tot opschaalbesluit. De eerste weken gaan naar het vastleggen van het uitgangspunt en het selecteren van de pilotgroep. Daarna draait de pilot zes tot acht weken, zodat het gebruik genoeg tijd krijgt om in te slijten en de data betekenis krijgt.
Welke data heb je nodig om de case te onderbouwen?
Je combineert twee bronnen: harde gebruiksdata uit het Copilot-dashboard en zachte signalen uit korte pulse-enquêtes. Het dashboard toont wie Copilot actief gebruikt en in welke apps; de enquêtes vangen de ervaren tijdwinst en knelpunten. Samen vormen ze een beeld dat zowel cijfermatig als herkenbaar is voor de directie.
Is dit advies onafhankelijk van Microsoft?
Ja. We zijn een onafhankelijke trainings- en adviespartij en hebben geen belang bij het aantal licenties dat je afneemt. Onze businesscase rekent eerlijk: als de tijdwinst een uitrol niet rechtvaardigt, zeggen we dat. Dat maakt de uitkomst bruikbaar als beslisdocument in plaats van een verkoopverhaal.
Wat als de pilot tegenvalt?
Een tegenvallende pilot is óók een uitkomst die geld bespaart. Vaak ligt het niet aan Copilot maar aan use cases die niet aansluiten of rechten die in de weg zitten. We analyseren de gebruiksdata, stellen de aanpak bij en bepalen samen of een tweede ronde zin heeft of dat opschalen nog te vroeg is.
Wie betrek je bij het opschaalbesluit?
Het opschaalbesluit hoort bij een kleine stuurgroep met IT, een businessvertegenwoordiger en een budgethouder. Zij wegen de gemeten tijdwinst tegen de inspanning en bepalen het tempo van de uitrol. Wij leveren het beslisdocument met data en advies; de keuze blijft bij jou.
Klaar om de businesscase te onderbouwen?
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken naar je uitgangspunt, schetsen een pilot en bepalen welke KPI’s bij jullie passen.